Vorher: Zeiterfassung auswerten · Danach: Feiertage pflegen

Das Überstundenkonto ist der fortlaufende Stand einer Person — nicht der Saldo eines Monats. Es beginnt mit einem Übertrag, den das Büro einmal je Person einträgt, und rechnet ab diesem Stichtag jeden Tagessaldo dazu. Abgebummelt wird über die Abwesenheitsart „Freizeitausgleich“, ausgezahlt über eine Buchung. Beides steht unter Zeiterfassung → Zeit-Auswertung → Mehr.

Wofür das gedacht ist

Rappo rechnet seit jeher den Saldo eines Zeitraums: Erfasste Zeit plus gutgeschriebene Abwesenheit minus Sollzeit, tageweise, über den gewählten Zeitraum summiert. Diese Zahl beantwortet „wie viel war es in diesem Monat“.

Im Büro wird aber die andere Frage gestellt: „wie viel ist es insgesamt“. Diese Zahl wurde bis September 2026 typischerweise daneben in einer Excel-Liste geführt — die Monatszahl aus Rappo wurde abgetippt und auf einen Stand addiert, der lange vor Rappo begonnen hat. Genau das fällt mit dem Konto weg.

Die Rechnung dahinter ist eine Zeile:

Stand = Übertrag + alle Tagessalden ab dem Stichtag − Auszahlungen

Nichts daran wird geschätzt. Jeder Posten ist entweder gestempelt oder vom Büro mit Datum und Begründung eingetragen.

Zwei Zahlen, die man nicht verwechseln darf

Auf der Auswertungsseite stehen beide Zahlen untereinander, und sie meinen Verschiedenes:

Saldo — die große Zahl. Sie gehört zum gewählten Zeitraum. Steht dort „01.09. bis 30.09.“, ist es der Saldo des Septembers.
Kontostand — die Zeile darunter. Sie läuft seit dem Stichtag und ist die Zahl, die in der Lohnabrechnung landet.

Wer den Zeitraum umstellt, ändert die erste Zahl und nicht die zweite. Das ist kein Fehler, sondern der Unterschied zwischen „dieser Monat“ und „insgesamt“.

Schritt 1: Den Übertrag eintragen

Der Übertrag ist der Anfangsbestand: der Stand, der vor Rappo aufgelaufen war. Ohne ihn beginnt jedes Konto bei null und ist für jeden falsch, der schon vorher Stunden angesammelt hat.

Unter Zeiterfassung → Zeit-Auswertung → Mehr → Konto buchen:

Mitarbeiter — aus der Liste der Organisation.
Art — „Übertrag“.
Stand am — der Stichtag. Alles vor diesem Tag zählt für das Konto nicht mehr mit, weil es im Übertrag bereits enthalten ist.
Stunden — als Dezimalzahl, Komma erlaubt: 37,25. Minusstunden mit vorangestelltem Minus.
Herkunft der Zahl — Pflichtfeld, mindestens drei Zeichen. Der Übertrag ist die einzige Zahl im Konto, die Rappo nicht selbst hergeleitet hat; bei einer Prüfung muss erkennbar sein, woher sie stammt. „Excel-Liste Stand 31.07.2026“ genügt.

Der Stichtag ist einschließlich: „Stand am 31.07.“ heißt, der 31.07. steckt bereits im Übertrag. Die Tagesrechnung beginnt am 01.08.

Je Person gibt es genau einen Übertrag. Ein zweiter wäre eine doppelte Eröffnung; Rappo lehnt ihn ab und schlägt vor, den vorhandenen zu löschen oder eine Korrektur zu buchen.

Schritt 2: Ohne Arbeitszeit kein Konto

Steht in der Spalte „Konto“ ein Strich statt einer Zahl, fehlt der Person ein Arbeitszeitraum. Ohne hinterlegtes Soll gibt es keinen Saldo, und Rappo zeigt bewusst nichts an.

Das ist keine Kleinigkeit, sondern die wichtigste Anzeige des ganzen Moduls: Eine 0 an dieser Stelle würde die Lohnbuchhaltung als „hat exakt nach Soll gearbeitet“ lesen. Ein Strich sagt stattdessen: hier fehlt etwas.

Schritt 3: Stunden abbummeln

Abgefeierte Stunden werden nicht als Buchung eingetragen, sondern als Abwesenheit der Art Freizeitausgleich. Der Grund ist der Sache nach einleuchtend: Die Person ist an diesem Tag weg und soll auch am Wandtablet und in der Anwesenheitsliste als abwesend erscheinen.

Der Abzug entsteht dann von selbst. Ein Tag mit Soll, ohne Arbeit und — anders als bei Urlaub — ohne Gutschrift ergibt minus ein Tages-Soll. Wer acht Stunden abfeiert, dessen Konto sinkt um acht Stunden.

Eine zweite, von Hand gebuchte Zahl daneben müsste mit dieser übereinstimmen und täte es irgendwann nicht mehr. Deshalb gibt es sie nicht.

Schritt 4: Auszahlen

Mit dem Lohn ausgezahlte Stunden gehören als Buchung ins Konto, sonst stehen sie weiter darin und werden ein zweites Mal abgefeiert oder ausgezahlt.

Unter Mehr → Konto buchen → Auszahlung tragen Sie ein, wie viel ausgezahlt wurde — also eine positive Zahl. Rappo zieht sie ab; das Vorzeichen ist Modellwissen und gehört nicht in den Kopf der Anwenderin. In die Notiz gehört der Lohnlauf.

Bleibt ein Fall übrig, der weder Übertrag noch Auszahlung ist, gibt es die Art „Korrektur“.

Buchungen ändern: gar nicht

Eine Buchung lässt sich löschen und neu anlegen, aber nicht bearbeiten. Sie ist ein Beleg: Wer sie ändert, verschiebt rückwirkend eine Zahl, die in einer Lohnabrechnung stehen kann, und der alte Stand wäre nur noch im Protokoll auffindbar. Löschen und neu buchen hinterlässt stattdessen zwei nachvollziehbare Vorgänge.

Monatsstände und das Excel-Blatt

Der Excel-Export der Zeit-Auswertung enthält zwei Blätter:

Zeiterfassung — eine Zeile je Stempelung. Das ist der Nachweis für eine Prüfung.
Saldo je Mitarbeiter — eine Zeile je Person, eine Spalte je Monat des gewählten Zeitraums, davor der Übertrag, dahinter der Gesamtstand.

Zwei Zeichen im Saldo-Blatt bedeuten etwas anderes, als sie aussehen, und die Fußzeile unter der Tabelle sagt es noch einmal:

Leere Zelle — der Monat liegt vor dem Stichtag. Diese Zeit steckt vollständig in der Spalte „Übertrag“ und wird nicht ein zweites Mal einzeln ausgewiesen. Rappo hat diese Tage nie gesehen.
„—“ — für diese Person ist keine Arbeitszeit hinterlegt, also gibt es kein Soll und keinen Saldo. Ausdrücklich nicht null Stunden.

Die Zahl der letzten Spalte ist dieselbe, die in der Auswertung als Kontostand steht. Der CSV-Export bleibt sitzungsbezogen — eine flache Datei kann nicht zwei Formen tragen.

Der eigene Stand am Wandtablet

Monteure sehen ihren Stand am Wandtablet, nachdem sie ihren Namen angetippt und die PIN eingegeben haben — klein unter der großen Tageszahl, neben den Wochenstunden.

Auf der Namensliste steht die Zahl bewusst nicht. Ein Tablet in der Halle wird von allen benutzt; die Stundenaufstellung der Belegschaft gehört nicht an die Wand.

Was Rappo bewusst nicht tut

Keine Kappung und kein Verfall. Ein Konto wächst oder sinkt, bis jemand etwas bucht. Ob Stunden zum Jahresende verfallen, ist eine Frage des Arbeitsvertrags und nicht der Software.
Keine Zuschläge. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge rechnet Rappo nicht. Es liefert die Basis, die Lohnabrechnung rechnet.
Keine Zahl ohne Grundlage. Fehlt die Arbeitszeit, bleibt das Konto leer statt bei 0.
Nichts wirkt vor seinem Datum. Eine auf Monatsende datierte Auszahlung senkt das Konto nicht schon heute.

Häufige Fragen

Wir haben schon Monatswerte für das laufende Jahr. Können wir die eintragen?

Der übliche Weg bei einer Umstellung ist ein einziger Übertrag zum Stichtag; die alte Aufstellung bleibt der Beleg für die Zeit davor. Wer die einzelnen Monate trotzdem in der Aufstellung sehen will, kann sie als Korrekturbuchungen mit Monatsdatum nachtragen — dann gehört in jede Notiz, dass die Zahl aus der Altliste stammt und nicht gemessen wurde.

Warum sinkt das Konto, obwohl jemand Urlaub hatte?

Urlaub schreibt die Sollzeit gut, Freizeitausgleich nicht. Prüfen Sie die Art der Abwesenheit.

Wer darf das Konto sehen?

Buchen und die vollständige Liste sehen darf nur die Personalabteilung. Bauleiter sehen es nicht; Monteure sehen ausschließlich ihren eigenen Stand am Wandtablet.

Was passiert an einem Feiertag?

Ohne gepflegten Kalender entsteht dort ein Minus von einem Arbeitstag je Person. Wie Sie das abstellen, steht in Feiertage pflegen.

Überstundenkonto in Rappo: Stand, Übertrag und Auszahlung