Auf einen Blick: Der Stundenzettel ist das rechtlich vorgeschriebene Minimalformular zur Arbeitszeiterfassung. Er muss für jeden Arbeitnehmer im Baugewerbe täglich Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Nettostunden festhalten. Er unterscheidet sich vom Tagesbericht dadurch, dass er keine Tätigkeitsbeschreibung enthält — damit ist er für die Projektkostenrechnung allein nicht ausreichend.

Was ist ein Stundenzettel?

Der Stundenzettel (auch: Stundennachweis, Arbeitszeitnachweis oder Zeiterfassungszettel) ist das rechtlich vorgesehene Mindestdokument zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten. Im Gegensatz zum Tagesbericht, der auch Tätigkeiten und Projektzuordnungen erfasst, beschränkt sich der Stundenzettel auf die zeitlichen Angaben:

Datum
Name des Arbeitnehmers
Arbeitsbeginn (Uhrzeit)
Arbeitsende (Uhrzeit)
Dauer und Lage der Pausen
Nettostunden (Arbeitszeit ohne Pausen)
Unterschrift des Arbeitnehmers und ggf. des Arbeitgebers

In der Praxis haben viele Unternehmen ihre Stundenzettel mit Feldern für Tätigkeitsbeschreibungen erweitert — womit sie faktisch zu Tagesberichten werden. Für eine fundierte Projektkostenrechnung ist dies empfehlenswert.

Gesetzliche Grundlagen

§ 17 Mindestlohngesetz (MiLoG): Arbeitgeber, die Arbeitnehmer beschäftigen, auf die das MiLoG anwendbar ist, sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Diese Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer, die in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Branchen tätig sind — dazu gehört ausdrücklich das Baugewerbe.

§ 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG): Für Arbeitnehmer in Branchen, für die ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag besteht — darunter das Baugewerbe nach dem Bundesrahmentarifvertrag Bau (BRTV-Bau) — gilt die Aufzeichnungspflicht unabhängig vom Lohnniveau. Auch entsandte Arbeitnehmer aus EU-Mitgliedstaaten unterliegen dieser Pflicht während ihres Einsatzes in Deutschland.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG): § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Diese Regelung gilt unabhängig von Branche und Lohnniveau.

BAG-Urteil 1 ABR 22/21 (13. September 2022): Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bereits jetzt eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Mehr dazu unter BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung.

Anforderungen des Zolls (Finanzkontrolle Schwarzarbeit)

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls ist die Hauptkontrollbehörde für die Einhaltung des MiLoG und AEntG auf Baustellen. Bei Kontrollen verlangen die Prüfer in der Regel:

Sofortiger Zugang zu den Stundenaufzeichnungen der auf der Baustelle anwesenden Arbeitnehmer
Aufzeichnungen müssen innerhalb von sieben Tagen nach dem Erfassungszeitraum erstellt worden sein
Lesbare Dokumentation in deutscher Sprache oder mit Übersetzung
Originalunterschriften oder bei digitalen Systemen: elektronische Bestätigungen mit eindeutiger Personenzuordnung

Können die Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden, kann dies als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 21 MiLoG) geahndet werden. Bei schwerwiegenden Verstößen kann das Unternehmen von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden.

Stundenzettel vs. Tagesbericht: Was ist der Unterschied?

Merkmal	Stundenzettel	Tagesbericht
Mindestinhalt	Zeiten + Name + Datum	Zeiten + Tätigkeiten + Projektzuordnung
Gesetzliche Pflicht	MiLoG, AEntG, ArbZG	Indirekt (MiLoG + betrieblich)
Projektkostenrechnung	Nicht möglich	Möglich
Aufwand beim Ausfüllen	Gering	Moderat
Empfehlung für KMU	Nur als Mindestlösung	Empfohlen (Mehrwert für Kostenrechnung)

Aufbewahrungspflichten

Stundennachweise unterliegen nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG einer Aufbewahrungspflicht von mindestens zwei Jahren. Als steuerlich relevante Unterlagen (Lohnbelege) gilt nach § 147 Abgabenordnung (AO) eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Im Zweifel gilt immer die längere Frist.

Tipps zur korrekten Aufbewahrung:

Papierdokumente: trocken, geordnet nach Mitarbeiter und Monat, feuerfest wenn möglich
Digitale Dokumente: unveränderliche Speicherung (z. B. PDF/A), Backup-Pflicht, Zugangssicherung
Entsandte Arbeitnehmer: Aufzeichnungen müssen während des Einsatzes im Inland aufbewahrt oder jederzeit elektronisch abrufbar sein

Quellen & Nachweise

Mindestlohngesetz (MiLoG) — Volltext — Bundesministerium der Justiz
§ 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz
§ 19 AEntG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz
§ 16 ArbZG — Aushang und Arbeitszeitnachweise — Bundesministerium der Justiz
Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) — Bundesministerium der Justiz
Sonstige Pflichten nach dem MiLoG — Generalzolldirektion / Finanzkontrolle Schwarzarbeit

Stundenzettel: Anforderungen nach MiLoG und AEntG