Berichte genehmigen in Rappo: Der 2-stufige Freigabeprozess
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Auf einen Blick: Rappo verwendet einen 2-stufigen Genehmigungsworkflow. Der Bauleiter (Site Manager) gibt die erste Freigabe, der HR-Administrator die finale Genehmigung. So wird sichergestellt, dass jeder Bericht fachlich und administrativ geprüft wird.
Der Workflow im Überblick
Jeder eingereichte Bericht durchläuft folgende Stationen:
| Stufe | Rolle | Status vorher | Status nachher |
|---|---|---|---|
| Einreichung | Arbeiter | Entwurf | Eingereicht |
| Stufe 1 | Bauleiter | Eingereicht | Vom Bauleiter genehmigt |
| Stufe 2 | HR-Admin | Vom Bauleiter genehmigt | Final genehmigt |
Schritt 1: Eingereichten Bericht öffnen
Nachdem ein Mitarbeiter seinen Bericht eingereicht hat, erscheint er mit dem Status Eingereicht in der Berichtsdetailansicht. Hier sehen Sie alle relevanten Informationen auf einen Blick: Datum, Mitarbeiter, Projekt, Arbeitszeiten und Pausen.
Schritt 2: Bauleiter prüft den Bericht (Stufe 1)
Als Bauleiter (Site Manager) sehen Sie im Manager-Dashboard alle eingereichten Berichte Ihrer Projekte. Für jeden Bericht können Sie:
- Freigeben: Klicken Sie auf den grünen Button „Freigeben". Der Bericht erhält den Status „Vom Bauleiter genehmigt" und wird an den HR-Administrator weitergeleitet.
- Ablehnen: Klicken Sie auf „Ablehnen" und geben Sie einen Ablehnungsgrund an. Der Mitarbeiter wird benachrichtigt und kann den Bericht korrigieren und erneut einreichen.
Tipp: Prüfen Sie insbesondere die Arbeitszeiten, gemeldeten Tätigkeiten und ob die gesetzlichen Pausenzeiten eingehalten wurden.
Schritt 3: HR-Admin gibt finale Genehmigung (Stufe 2)
Nachdem der Bauleiter den Bericht freigegeben hat, erscheint er beim HR-Administrator zur finalen Prüfung. Der HR-Admin kann:
- Final genehmigen: Der Bericht ist abgeschlossen und kann exportiert werden (PDF/Excel).
- Ablehnen: Auch in Stufe 2 kann ein Bericht mit Begründung abgelehnt werden.
Schritt 4: Bericht abgeschlossen
Nach der finalen Genehmigung zeigt der Bericht den Status Final genehmigt mit einer grünen Bestätigung am Ende der Detailansicht.
Bericht ablehnen und wiedereröffnen
Falls ein Bericht Fehler enthält, kann er in jeder Stufe abgelehnt werden:
- Der Bauleiter oder HR-Admin klickt auf Ablehnen
- Ein Ablehnungsgrund muss angegeben werden
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung
- Der Mitarbeiter kann den Bericht wiedereröffnen, korrigieren und erneut einreichen
Häufige Fragen
Kann ein Bauleiter Berichte von allen Projekten genehmigen?
Nein, Bauleiter sehen nur Berichte von Projekten, denen sie zugewiesen sind. Die Projektzuweisung wird vom HR-Administrator verwaltet.
Was passiert bei einer Ablehnung in Stufe 2?
Der Bericht geht zurück an den Mitarbeiter. Der Mitarbeiter kann ihn wiedereröffnen und erneut einreichen. Der Bericht durchläuft dann wieder beide Genehmigungsstufen.
Können mehrere Berichte gleichzeitig genehmigt werden?
Ja, im Manager-Dashboard steht eine Schnellfreigabe-Funktion (Quick Approve) zur Verfügung, mit der mehrere Berichte auf einmal freigegeben werden können.