Als Nachunternehmer Stunden und Tagesbericht abgeben
Auf einen Blick: Der Nachunternehmer bekommt vom Auftraggeber einen Link. Einmal PIN eingeben, danach genügt das Antippen des Links am Telefon. Ein Bericht besteht aus Projekt, Datum, den Personen der Kolonne mit ihren Zeiten, der Tätigkeit und optional Fotos. Absenden dauert keine zwei Minuten — ein Konto oder Passwort gibt es nicht.
Diese Anleitung gehört zum Zusatzmodul Fremdleistungen. Sie beschreibt die Sicht des Nachunternehmers. Wie das Büro Firmen anlegt, Zugangslinks erzeugt und Belege freigibt, steht in Fremdleistungen: Nachunternehmer-Stunden ohne Login einsammeln.
Schritt 1: Link öffnen und PIN eingeben
Der Auftraggeber schickt einen Link, meist per E-Mail. Beim ersten Öffnen fragt Rappo die vierstellige PIN ab, die er dazu genannt hat. Danach merkt sich das Telefon den Zugang für 30 Tage — den Link am besten gleich als Lesezeichen auf den Startbildschirm legen.
Der Link verschwindet unmittelbar nach dem Öffnen aus der Adresszeile. Das ist Absicht: Er ist der Schlüssel zum Zugang und soll nicht im Verlauf stehenbleiben.
Nach mehreren falschen PINs wird die Eingabe für einige Minuten gesperrt. Eine richtige PIN hebt die Sperre sofort auf. Ist die PIN nicht mehr bekannt, hilft nur das Büro des Auftraggebers weiter.
Schritt 2: Die eigene Übersicht
Oben steht immer der orange Knopf Neuer Bericht. Darunter die eigenen Berichte der letzten 30 Tage mit ihrem Stand:
- Eingereicht — beim Auftraggeber eingegangen, noch nicht geprüft
- Freigegeben — geprüft und anerkannt
- Zurückgewiesen — es fehlt oder stimmt etwas
Ein zurückgewiesener Bericht steht immer ganz oben, mit der Rückfrage vom Büro im Klartext und einem Knopf Korrigieren. Damit ist der Bericht wieder änderbar; nach dem erneuten Absenden ist er wieder eingereicht.
Sichtbar sind ausschließlich die eigenen Berichte. Andere Nachunternehmer, Preise, Projektdetails oder Mitarbeiter des Auftraggebers sind über diesen Zugang nicht erreichbar.
Schritt 3: Projekt, Datum und die Kolonne
Projekt. Zur Auswahl stehen nur die Baustellen, die der Auftraggeber für diesen Zugang freigegeben hat. Ist es nur eine, steht sie fest und muss nicht gewählt werden.
Datum. Voreingestellt ist der heutige Tag. Ein vergessener Tag wird nachgetragen, indem hier das Datum zurückgesetzt wird.
Personen. Über den Zeilen stehen die Namen, die zuletzt gemeldet wurden, als antippbare Vorschläge. Ein Tap legt die Person an — die Kolonne muss also nicht jeden Tag neu getippt werden. Wer neu dabei ist, wird einmal von Hand eingetragen und steht am nächsten Tag als Vorschlag bereit.
Schritt 4: Zeiten je Person
Jede Person bekommt eine eigene Zeile: Name, optional die Qualifikation (etwa „Sipo“, „Elektriker“, „Helfer“), Von, Bis und die Pause in Minuten. Rechts unten in der Zeile stehen die daraus errechneten Stunden, ganz unten die Summe der Kolonne.
Die Pause wird nie automatisch abgezogen. Rappo schätzt und rechnet keine Pausen — es zählt, was eingetragen ist. Eine gerechnete Pause würde Zeit wegnehmen, die gearbeitet wurde, und als Nachweis nichts belegen: § 4 Satz 3 ArbZG verlangt neben der Dauer auch die Lage der Ruhepause. Umgekehrt gilt: Länger als sechs Stunden ohne Ruhepause ist nicht zulässig.
Die Qualifikation ist freiwillig, lohnt sich aber — bei einer Rückfrage zur Rechnung ist sie oft genau die Angabe, um die es geht.
Schritt 5: Tätigkeit, Behinderungen, Fotos
Tätigkeit. Was wurde gemacht — ein bis zwei Sätze reichen, aber sie sollten den Tag beschreiben und nicht nur „Arbeiten fortgeführt“ lauten.
Behinderungen. Wartezeiten, gesperrte Zufahrten, fehlendes Material, später freigegebene Sperrpausen. Dieses Feld ist freiwillig und trotzdem das wichtigste des ganzen Berichts: Es ist die Grundlage für einen Nachtrag. Was hier am selben Tag steht, lässt sich Wochen später belegen; was nur mündlich gesagt wurde, nicht.
Ihr Name. Wer den Beleg abschickt. Der Name steht später im Bericht beim Auftraggeber.
Fotos. Zwei Knöpfe, damit die Art des Fotos ohne Nachfrage feststeht: Nachweis für die geleistete Arbeit, Behinderung für alles, was aufgehalten hat. Bis zu 20 Aufnahmen je Bericht; sie werden vor dem Senden im Telefon verkleinert, damit es auch bei schlechtem Empfang durchgeht. Behinderungen unbedingt fotografieren.
Schritt 6: Absenden
Nach dem Absenden erscheint die Bestätigung, und der Bericht liegt beim Auftraggeber zur Prüfung. Existiert für denselben Tag und dieselbe Baustelle bereits ein Bericht, erscheint ein Hinweis — abgeschickt wird er trotzdem, denn zwei Schichten an einem Tag kommen vor.
Ab hier ist der Bericht nicht mehr änderbar. Fällt hinterher etwas auf, hilft ein Anruf im Büro: Der Auftraggeber kann den Beleg zurückweisen, dann steht er wieder zur Bearbeitung bereit.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Konto oder ein Passwort?
Nein. Der Link ist der Zugang, die PIN der Schutz davor, dass ein fremdes Telefon damit etwas anfangen kann.
Ich habe kein Netz auf der Baustelle.
Der Bericht braucht eine Verbindung. Am einfachsten ist es, ihn am Ende der Schicht abzuschicken, sobald wieder Empfang da ist. Fotos werden vor dem Senden verkleinert; auch bei schwachem Netz kommen sie meist durch.
Können mehrere Leute denselben Link benutzen?
Ja, technisch schon — jedes Gerät fragt einmal die PIN ab. Sinnvoll ist trotzdem ein Link je Kolonne, damit im Büro erkennbar bleibt, woher ein Beleg stammt.
Sieht der Auftraggeber, was wir verdienen?
Über diesen Zugang werden Namen, Qualifikationen, Zeiten, Tätigkeit und Fotos übermittelt — keine Löhne und keine Preise.
Wir haben zwei Baustellen an einem Tag bearbeitet.
Dann werden zwei Berichte abgegeben, einer je Projekt. Die Stunden jeder Person gehören dorthin, wo sie gearbeitet hat.
Der Link funktioniert nicht mehr.
Dann wurde er widerrufen, ist abgelaufen, oder der Auftraggeber nutzt das Modul nicht mehr. In allen drei Fällen hilft nur sein Büro weiter.
Verwandte Begriffe
Quellen & Nachweise
- § 4 ArbZG — Ruhepausen — Bundesministerium der Justiz
- § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz